O monitoramento de terceiros é uma parte importante das operações comerciais que garante que sua empresa tenha um entendimento completo dos acessos de dados que seus stakeholders têm sobre o seu negócio. Também ajuda a reduzir o risco de fraude, aumentar a eficiência operacional e minimizar a responsabilidade futura. Neste artigo, discutiremos o que é o monitoramento de terceiros, por que você precisa fazê-lo em seu negócio e os diferentes tipos de mecanismos de monitoramento de terceiros.
Por que o monitoramento de terceiros é importante?
Além de ser uma maneira eficaz de garantir que todos os dados e sistemas estejam protegidos contra riscos de terceiros. Ainda ajuda a manter seus stakeholders honestos, fornecendo relatórios regulares sobre seu desempenho em relação às obrigações contratuais e acordos de nível de serviço (SLAs). O monitoramento de terceiros pode ajudar a identificar possíveis ameaças à segurança de dados, antes que um invasor se torne um problema. Garante a conformidade com os regulamentos do setor, como PCI DSS, HIPAA ou SOX.
Um outro ponto importante, é que as empresas precisam ser cautelosas até mesmo com os seus colaboradores e parceiros de negócios para proteger os interesses da sua empresa. O que inclui seguir regras e políticas que garantem a segurança dos dados e informações da empresa. Pois, de qualquer forma, seus stakeholders têm acesso a essas informações confidenciais, sendo possível ter alguma violação de dados.
Tipos de monitoramento de terceiros
Os stakeholders são a espinha dorsal de qualquer empresa. Eles ajudam na execução de tarefas do dia-a-dia, como processamento de folha de pagamento ou gerenciamento de dados de clientes, etc. No entanto, com uma infinidade de pessoas entrando em contato com sua empresa regularmente, torna-se difícil para as organizações monitorar todos eles e ficar de olho na postura de segurança cibernética, políticas de recursos humanos e desempenho de cada um. Agora, vamos falar dos vários tipos e métodos de monitoramento de risco de terceiros.
Monitoramento de SLA e Monitoramento de Desempenho
Sem o monitoramento de dados de terceiros, a empresa pode estar exposta a perdas e responsabilidades. Às vezes, uma violação deste SLA pode resultar em perdas financeiras para as empresas. Por exemplo, se o tempo de atividade em um datacenter não for mantido, os clientes poderão enfrentar a indisponibilidade do serviço, levando a um impacto financeiro nos negócios.
Sua empresa deve implementar um sistema de verificações e contrapesos que garanta que os processos sejam seguidos no prazo com todos os detalhes registrados. Incluindo resgistros de quem faz o que, o que funciona e quando funciona, como são feitos relatórios de tendências, o que se concretiza, se alcançam os resultados esperados e assim por diante. Por exemplo, é importante monitorar quantas solicitações são tratadas por cada stakeholders para manter um nível de serviço consistente.
Avaliações e Monitoramento de Riscos de Segurança da Informação
Um outro tipo de monitoramento necessário é a avaliação de risco de segurança da informação, que te ajuda a entender os riscos envolvidos com seus stakeholders, suas políticas e procedimentos de Tecnologia da Informação. Por exemplo, se um stakeholders não tiver uma política clara de criptografia de dados em redes sem fio, isso representará sérias ameaças, como perda ou vazamento de informações confidenciais do cliente, que podem causar grandes prejuízos a empresa. Essas avaliações, também, incluirão procedimentos para verificar a postura de segurança cibernética dos stakeholders e quais defesas foram implantadas.
Avaliações e Monitoramento de Riscos do setor de Gestão de Pessoas
Gestão de pessoas é uma das áreas que mais coleta e lida com dados de stakeholders, sobretudo as empresas que possuem colaboradores terceirizados. Uma empresa pode contratar um stakeholder para executar seus serviços de processamento de folha de pagamento. E se, justamente, essa empresa terceirizada não seguir os processos adequados de verificação de antecedentes durante o recrutamento, deixará a empresa contratante exposta ao risco devido a uma possível possibilidade de contratar um colaborador mal intencionado que poderá ser uma ameaça.
Tais avaliações incluem, também, procedimentos para verificar as políticas e defesas do setor de gestão de pessoas implantadas em seus sistemas. Além da verificação das políticas de contratação seguidas pelos fornecedores, para que a empresa não esteja exposta aos riscos da Escravidão Moderna. Essas avaliações incluirão procedimentos para verificar se o setor de gestão de pessoas aplica em suas contrataações uma representação justa e diversificada da sociedade.
Gestão de Processos de Negócios
O monitoramento do gerenciamento de processos de negócios garante que sua empresa esteja trabalhando apenas com stakeholders que não comprometam os processos de negócios, como cobrança, solicitações de serviço ou gerenciamento de incidentes. Por exemplo, se um stakeholders não tiver controles adequados sobre vazamento de dados de seus sistemas de pagamento, pode causar sérios prejuízos financeiros e de reputação ao negócio. Além disso, antes de fechar qualquer contrato, é crucial fazer uma verificação completa do histórico de cada stakeholders.
Postura Financeira e Avaliação de Risco de Reputação
Outro tipo importante de avaliação de risco é verificar a postura financeira e a reputação de um stakeholders com relação ao seu financeiro. A empresa pode considerar a contratação de uma empresa terceirizada para fazer esses serviços ou a realização de avaliações internas para esse fim. Por exemplo, se a exposição de terceiros, incluindo stakeholders, aumentar os níveis de custos em seu balanço patrimonial devido à falta de processos de relatórios adequados, isso pode levar a sua empresa ter classificações ruins de instituições financeiras e de investimento.
Monitoramento para segurança cibernética e privacidade de dados
É importante que sua empresa implemente um processo de monitoramento contínuo, especialmente no caso de stakeholders que lidam com dados confidenciais, como informações de clientes ou credenciais de colaboradores. Esse tipo de monitoramento ajuda a manter as empresas atualizadas sobre possíveis violações, pois, dessa forma, se caso elas ocorram, de fato, será mais fácil dos líderes tomar as ações necessárias, de forma assertiva.
Para tomar as melhores decisões, é importante que as empresas implementem políticas proativas do monitoramento de dados dos stakeholders, garantindo a proteção e a segurança dos seus interesses comerciais, incluindo ativos e informações confidenciais. Ao implementar essas estratégias no longo prazo, as empresas podem se salvar de enormes perdas financeiras devido à falta de avaliação de risco ou processos de monitoramento inadequados, bem como perda de reputação e cliente fiéis.
